Hur många offerter bör man begära?

Begär offerter från minst 3, helst 5 företag. Det ger dig tillräckligt underlag för att jämföra priser och kvalitet, utan att processen blir ohanterlig.

Vad ska ingå i en kravspecifikation för städning?

Lokaltyper och ytor, städfrekvens per yta, kvalitetsnivå (gärna INSTA 800), tillval (fönsterputsning, golvvård), krav på personal (kollektivavtal, F-skatt, säkerhetsprövning) och kvalitetsuppföljning.

Ska man välja fast pris eller löpande räkning?

Fast månadspris är vanligast och enklast att budgetera. Undvik ren löpande räkning — det ger svag kostnadskontroll. En kombination med fast grundpris och löpande för tilläggstjänster fungerar bra.

Hur utvärderar man offerter rättvist?

Använd en utvärderingsmatris med viktade kriterier: pris (40–50%), kvalitetssystem (20–30%), referenser (15–20%) och miljö/hållbarhet (10–15%). Poängsätt varje anbud systematiskt.

Hur ofta bör man upphandla städtjänster på nytt?

Vanligtvis vart 3–5 år. Marknadspriserna förändras och det är nyttigt att testa marknaden regelbundet. Glöm inte att utvärdera befintlig leverantör först — ibland är omförhandling enklare.

Upphandling av städtjänster — steg för steg

Komplett guide till upphandling av lokalvård. Kravspecifikation, utvärdering, avtalsskrivning och uppföljning — allt du behöver för en lyckad städupphandling. Räkna med 2–4 månader från start till avtalstecknande. Behovsanalys och kravspecifikation tar 2–4 veckor, offertperiod 2–3 veckor, utvärdering 1–2 veckor och avtalsförhandling 1–2 veckor.

Uppdaterad: 15 april 2026

Upphandling av städtjänster

En strukturerad upphandling ger dig bättre pris, högre kvalitet och en leverantör som passar din verksamhet. Den här guiden tar dig genom hela processen — från behovsanalys till uppföljning.

Steg 1: Behovsanalys

Innan du skriver en enda rad i förfrågningsunderlaget, kartlägg dina behov:

Lokalkartläggning

Lokaltyper — kontor, konferensrum, toaletter, kök/pentry, lager, entréer
Ytor — mät eller uppskatta m² per lokaltyp
Golvtyper — linoleum, trä, sten, mattor (påverkar metod och kostnad)
Antal anställda/besökare — påverkar städbehov och frekvens

Städbehov

Daglig underhållsstädning — vad ska göras varje gång?
Periodisk städning — golvvård, fönsterputsning, storstädning
Specialbehov — renrum, hygienzon, datorsalar, laboratorier

Kringkrav

Tider — ska städning ske dagtid, kvällstid eller natt?
Säkerhet — behövs säkerhetsprövning, nyckelhållning, larmkoder?
Miljö — har ni miljökrav på kemikalier, Svanenmärkning?

Steg 2: Kravspecifikation

Kravspecifikationen är det viktigaste dokumentet i upphandlingen. Var tydlig och specifik — vaga krav ger vaga offerter.

Grundkrav (skallkrav)

Dessa krav måste leverantören uppfylla:

F-skattsedel — se vår guide om F-skatt och försäkring
Ansvarsförsäkring (minst 5 MSEK)
Kollektivavtal eller likvärdiga villkor — läs mer om varför det spelar roll
Erfarenhet — minst 2–3 år i branschen
Referenskunder — minst 2 i liknande verksamhet

Kvalitetskrav

Definiera förväntad kvalitetsnivå:

INSTA 800-nivå per lokaltyp (nivå 3 för kontor, nivå 4 för vårdlokaler)
Kvalitetskontrollsystem — hur ofta, av vem, med vilka verktyg?
Reklamationsrutin — maximal åtgärdstid vid brister
Rapportering — månatliga kvalitetsrapporter

Personalfrågor

Fast team — samma personal i era lokaler (minskar inlärningsperiod)
Arbetsledare — namngiven kontaktperson med regelbundna möten
Utbildning — krav på grundutbildning i lokalvård
Språk — kommunikationskrav med er personal

Steg 3: Förfrågningsunderlag

Skicka ett komplett förfrågningsunderlag (FFU) till 3–5 leverantörer. Inkludera:

Inbjudan och bakgrund — kort om er verksamhet och varför ni upphandlar
Kravspecifikation — detaljerad beskrivning (se steg 2)
Prisformulär — enhetligt formulär så att offerterna blir jämförbara
Avtalsvillkor — föreslagna avtalsvillkor (se steg 5)
Tidplan — sista anbudsdag, besiktning av lokaler, utvärderingsperiod
Kontaktperson — vem svarar på frågor under anbudsperioden

Tips: Erbjud alla anbudsgivare en gemensam eller individuell visning av lokalerna. Det ger bättre offerter och färre missförstånd.

Steg 4: Utvärdering

Utvärderingsmatris

Använd viktade kriterier för att jämföra anbuden systematiskt:

Kriterium	Vikt	Vad bedöms
Pris	40–50%	Totalkostnad per månad/år
Kvalitetssystem	20–30%	Rutiner, INSTA 800, uppföljning
Referenser	15–20%	Kundomdömen, leveranshistorik
Miljö & hållbarhet	10–15%	Certifieringar, kemikaliepolicy

Referenstagning

Kontakta referenserna och fråga:

Hur är den dagliga städkvaliteten?
Hur snabbt åtgärdas reklamationer?
Hur stabil är personalen?
Vad fungerar bäst/sämst?
Skulle ni välja om samma leverantör?

Undvik vanliga fällor

Lägsta pris vinner — det billigaste anbudet ger sällan bäst resultat. Vad kostar lokalvård? ger dig referenspriser
Vackra presentationer — bedöm substans, inte PowerPoint
Otydliga kvalitetsløften — kräv mätbara åtaganden

Steg 5: Avtal

Avtalsstruktur

Ett bra städavtal innehåller:

Parter och kontaktpersoner
Tjänstebeskrivning — detaljerad specifikation av vad som ingår
Pris och betalningsvillkor — fast pris, faktureringsfrekvens
Indexreglering — hur priset justeras (vanligtvis med Almega Serviceindex årligen)
Avtalstid — vanligtvis 2–3 år med option på förlängning
Uppsägningstid — 3–6 månader
Kvalitetskrav — INSTA 800-nivåer, uppföljningsrutin
Personalvillkor — kollektivavtal, säkerhetsprövning, fast team
Reklamation och vite — konsekvenser vid bristande leverans
Försäkringskrav — minsta belopp och typ

Övergång och uppstart

Planera för en strukturerad övergång:

Uppstartsmöte — gå igenom lokaler, rutiner, nycklar/larm
Inskolning — 2–4 veckor för personalen att lära sig lokalerna
Tätare kvalitetskontroll — de första 3 månaderna
Utvärdering — formell uppföljning efter 3 månader

Steg 6: Uppföljning

Upphandlingen är inte klar bara för att avtalet är signerat. Systematisk uppföljning säkerställer att du får det du betalar för.

Månadsrapporter — kvalitetsprotokoll, avvikelser, åtgärder
Kvartalsmöten — djupare genomgång med arbetsledare
Årlig utvärdering — övergripande bedömning, avtalsrevision
Kundnöjdhetsmätning — fråga era anställda vad de tycker

Välj bland kvalitetsgranskade städföretag

Sök bland professionella städföretag med kollektivavtal, omdömen och certifieringar. Jämför städföretag i Stockholm, Göteborg, Malmö eller sök i din stad.

Sök städföretag Bläddra per län

Vanliga frågor

Hur lång tid tar en städupphandling?: Räkna med 2–4 månader från start till avtalstecknande. Behovsanalys och kravspecifikation tar 2–4 veckor, offertperiod 2–3 veckor, utvärdering 1–2 veckor och avtalsförhandling 1–2 veckor.
Hur många offerter bör man begära?: Begär offerter från minst 3, helst 5 företag. Det ger dig tillräckligt underlag för att jämföra priser och kvalitet, utan att processen blir ohanterlig.
Vad ska ingå i en kravspecifikation för städning?: Lokaltyper och ytor, städfrekvens per yta, kvalitetsnivå (gärna INSTA 800), tillval (fönsterputsning, golvvård), krav på personal (kollektivavtal, F-skatt, säkerhetsprövning) och kvalitetsuppföljning.
Ska man välja fast pris eller löpande räkning?: Fast månadspris är vanligast och enklast att budgetera. Undvik ren löpande räkning — det ger svag kostnadskontroll. En kombination med fast grundpris och löpande för tilläggstjänster fungerar bra.
Hur utvärderar man offerter rättvist?: Använd en utvärderingsmatris med viktade kriterier: pris (40–50%), kvalitetssystem (20–30%), referenser (15–20%) och miljö/hållbarhet (10–15%). Poängsätt varje anbud systematiskt.
Hur ofta bör man upphandla städtjänster på nytt?: Vanligtvis vart 3–5 år. Marknadspriserna förändras och det är nyttigt att testa marknaden regelbundet. Glöm inte att utvärdera befintlig leverantör först — ibland är omförhandling enklare.